Zásady ochrany osobních údajů a cookies

1Kdo za vaše údaje odpovídá

Správcem je Tekovate s.r.o., IČO 22505075, Matrosovova 667/27, 709 00 Ostrava, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 98485.

U klientů a zaměstnanců ve Vietnamu je správcem smluv, nabídek a pracovněprávních záznamů, které sama uzavírá, společnost Công ty TNHH Một Thành Viên Appointra Việt Nam (DIČ 0319555077, 18Bis/18 Nguyễn Thị Minh Khai, Sài Gòn, Ho Či Minovo Město, Vietnam). Tekovate pro ni provozuje Teko Center jako zpracovatel na základě smlouvy mezi oběma společnostmi.

Osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů zastihnete na security@tekovate.cz. Dotazy a žádosti týkající se osobních údajů můžete posílat i na legal@tekovate.cz.

2Na co se zásady vztahují

Zásady se nevztahují na web tekovate.cz ani na produkty Appointra, Firate, TekoCore a TekoPoint, které mají vlastní zásady.

3Jaké údaje zpracováváme, podle toho, kdo jste

Návštěvníci veřejných stránek. Váš prohlížeč posílá IP adresu, typ prohlížeče (user agent) a adresu stránky. Cloudflare, náš poskytovatel hostingu, je zpracovává, aby stránku doručil a zastavil útoky. IP adresu v naší databázi neukládáme, kromě počítadla omezení přístupů, které se smaže do jedné hodiny. Počítáme, kolikrát byl otevřen doporučující odkaz partnera, partnerský dokument nebo odkaz společné kampaně (z jedné adresy nejvýš jednou za hodinu); ukládáme jen číslo, ne kdo stránku otevřel. Reklamní pixely nepoužíváme. Jen na Průvodci EET 2.0 (tekocenter.site/eet), a jen pokud v jeho liště cookies kliknete na Souhlasím, měříme, jak se stránka používá (viz „Průvodce EET 2.0“ níže a Cookies).

Klienti, kteří otevřou odkaz od nás (/tl, /bg, /hd). Zaznamenáme, že byl odkaz otevřen, kolikrát a kdy naposledy, a dáme vědět kolegovi z Tekovate, který ho poslal. Vaši IP adresu k tomu neukládáme. Náhledy odkazů a boti se nepočítají. Uchováváme komentáře a dotazy, které na stránce napíšete, se jménem, které uvedete.

Podpis nabídky (/bg). Jméno, funkce, e-mail, společnost, podpis, který nakreslíte (nepovinný), čas, verze nabídky a otisk SHA-256 jejího obsahu. Jako důkaz, kdo podepsal: IP adresa, prohlížeč (user agent) a země, kterou Cloudflare odvodí z IP adresy.

Podpis smlouvy (/hd). Údaje klienta, které vyplníte (společnost, IČO, DIČ, adresa, zástupce, funkce, e-mail, telefon), komentáře, podpis (nakreslený online nebo nahraný sken) a stejné důkazní údaje jako výše. Když zadáte IČO, stránka ho vyhledá ve veřejných rejstřících (ARES, systém VIES EU, vietnamský daňový registr) a doplní údaje o firmě.

Průvodce EET 2.0 (/eet). Vaše odpovědi na čtyři otázky (obor, právní forma, způsob přijímání plateb, počet provozoven nebo pásmo ročních příjmů) a e-mail, který zadáte, abyste viděli a dostali výsledek. Pokud požádáte o zavolání: název provozovny, jméno, telefon, e-mail a vhodný čas. Souhlas s marketingovými e-maily je samostatné, předem nezaškrtnuté políčko; ukládáme vaši volbu s časem a zněním políčka. Z údajů vznikne poptávka (lead) v Teko Center. Měření, jen pokud souhlasíte v liště cookies: pod náhodným identifikátorem (neukládáme ho s vaším e-mailem ani jménem, ale ve spojení s časem a odpověďmi by vás mohl identifikovat, proto s ním zacházíme jako s osobním údajem) zaznamenáme, které části stránky vidíte, vaše odpovědi na čtyři otázky, zda jste zaškrtli souhlas s marketingovými e-maily, která videa otevřete, zda stáhnete PDF nebo požádáte o zavolání, jak dlouho se na stránku díváte a kam až posunete, z jakého webu nebo kampaně přicházíte, typ zařízení, jazyk stránky a zemi a město, které Cloudflare odvodí z IP adresy (IP adresu neukládáme). Uchováváme 13 měsíců. Volbu můžete kdykoli změnit tlačítkem Nastavení cookies dole na stránce.

Doporučující formulář (/refer) a kontaktní formulář na /deck. Název podniku, IČO (nepovinné), jméno, telefon, e-mail, město, jazyk, co potřebujete a potvrzení, že vás Tekovate smí kontaktovat. Z údajů vznikne poptávka (lead) v Teko Center; partner, který vás doporučil, vidí její stav.

Partneři, jejich lidé a dodavatelé (portál). Údaje účtu (jméno, e-mail, telefon, role, společnost, IČO a DIČ, adresa, web, logo, jazyk); heslo jen jako solený hash PBKDF2-SHA256; přihlášení s IP adresou a prohlížečem; krátký otisk nového zařízení (rodina prohlížeče a začátek IP adresy, zahashované), abychom vás upozornili na neznámé přihlášení; přijetí partnerských nebo dodavatelských podmínek (verze, čas, IP, prohlížeč); doporučení klienti a jejich stav; nabídky, objednávky, úkoly, zprávy a soubory, které si s námi vyměníte; údaje pro výplaty a bankovní účet; postup ve výuce; e-maily, které vám posíláme.

Klienti a potenciální klienti v obchodní evidenci. Údaje o firmě a kontaktní osobě, které nám dáte vy, partner, který vás doporučil, veřejné rejstříky (ARES, slovenský registr, GLEIF, VIES EU, vietnamský daňový registr) nebo váš veřejný web; poznámky z hovorů a schůzek; nahrávky hovorů a jejich shrnutí, pokud hovor proběhl přes CloudTalk; nabídky, smlouvy, faktury a platby.

Zaměstnanci a spolupracovníci Tekovate. Viz část B.

Zvláštní kategorie údajů (zdraví, přesvědčení, biometrické údaje) nežádáme. Prosíme, nevkládejte je do komentářů ani formulářů.

4Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Právní základy podle čl. 6 odst. 1 GDPR: (a) souhlas, (b) smlouva nebo jednání před uzavřením smlouvy na vaši žádost, (c) právní povinnost, (f) náš oprávněný zájem, který vážíme proti vašim právům.

Umělá inteligence. Některé funkce posílají text modelům AI: shrnutí poznámek z hovorů, první návrh nabídky, načtení bankovního výpisu, první roztřídění nových poptávek, odpovědi na dotazy zaměstnanců nad našimi vlastními daty. Výsledek vždy kontroluje člověk. Žádné rozhodnutí s právními nebo obdobně závažnými účinky pro vás nedělá AI sama. Poskytovatelé jsou uvedeni v části „Kdo další s údaji pracuje“.

5Jak dlouho údaje uchováváme

Po uplynutí doby údaje smažeme nebo anonymizujeme. Déle je držíme jen tehdy, když to vyžaduje zákon nebo probíhající právní spor.

6Kdo další s údaji pracuje

Osobní údaje neprodáváme. Tito poskytovatelé je pro nás zpracovávají na základě smlouvy o zpracování. Předávání mimo EU/EHP popisuje další část.

Údaje předáváme také úřadům, když to vyžaduje zákon (finanční úřad, sociální zabezpečení, soudy), a mezi Tekovate s.r.o. a Appointra Việt Nam, pokud jde o vietnamského klienta nebo zaměstnance.

7Předávání mimo EU

Někteří poskytovatelé sídlí v USA nebo v jiných zemích. Údaje předáváme jen na jednom z těchto základů: rozhodnutí EU o odpovídající ochraně (včetně rámce EU-USA pro ochranu osobních údajů u certifikovaných firem, jako je Cloudflare a Google), nebo standardní smluvní doložky EU (prováděcí rozhodnutí Komise 2021/914) s doplňujícími opatřeními, kde je to potřeba.

Údaje sdílené s Appointra Việt Nam putují do Vietnamu na základě standardních smluvních doložek.

Pro AI používáme jen modely společnosti Anthropic (USA) a Cloudflare Workers AI. Osobní údaje neposíláme modelům AI v Číně ani v jiných zemích bez platného základu pro předání; když povolené modely nefungují, funkce se zastaví a ukáže chybu, místo aby přešla k jinému poskytovateli.

O kopii záruk můžete požádat na legal@tekovate.cz.

8Vaše práva

Můžete nás požádat, abychom:

• vám ukázali údaje, které o vás máme, a dali vám jejich kopii (čl. 15);
• opravili nesprávné nebo neúplné údaje (čl. 16);
• vymazali údaje, které už nepotřebujeme nebo pro které nemáme důvod (čl. 17);
• omezili zpracování, než prověříme vaši stížnost (čl. 18);
• předali údaje, které jste nám dali, v běžném strojově čitelném formátu (čl. 20);
• přestali se zpracováním na základě oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu, pokud vznesete námitku (čl. 21);
• a kdykoli můžete odvolat souhlas; co jsme udělali předtím, zůstává platné.

Napište na legal@tekovate.cz z e-mailu, který známe, nebo nám řekněte, jak vás ověříme. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o dva měsíce a vysvětlíme proč.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, nebo u dozorového úřadu ve státě EU, kde žijete či pracujete. Ve Vietnamu dohlíží na ochranu osobních údajů ministerstvo veřejné bezpečnosti podle zákona o ochraně osobních údajů.

9Jak údaje chráníme

• Vše běží přes HTTPS; do interního systému se dostanete jen po přihlášení firemním účtem.
• Každá role vidí jen to, co potřebuje (například mzdy jen personalistika a finance); každá změna se zapisuje do auditního záznamu.
• Hesla partnerů ukládáme jen jako solené hashe; po opakovaném špatném hesle se účet na 30 minut zamkne.
• Veřejné odkazy používají dlouhé náhodné kódy, mohou vypršet a lze je zrušit; vyhledávače je neindexují.
• Databáze a soubory jsou uložené v EU.

Pokud by únik ohrozil vaše práva, oznámíme ho dozorovému úřadu do 72 hodin a vám bez zbytečného odkladu.

10Cookies a úložiště prohlížeče

Používáme to, co je nezbytné pro fungování stránek, nebo co si nastavíte sami; podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. a čl. 5 odst. 3 směrnice ePrivacy k tomu není potřeba souhlas. Jedinou výjimkou je měření na Průvodci EET 2.0 (tekocenter.site/eet): spustí se jen poté, co v liště cookies na této stránce kliknete na Souhlasím, tlačítko Odmítnout je stejně výrazné a volbu můžete kdykoli změnit tlačítkem Nastavení cookies dole na stránce. Reklamní cookies nepoužíváme.

Úložiště prohlížeče zůstává ve vašem zařízení a k nám se neposílá. Smazat ho můžete v nastavení prohlížeče; stránky dál fungují, jen zapomenou vaše volby.

Písma načítáme z vlastních serverů. Naše stránky nenačítají písma, skripty ani obrázky od Googlu ani jiných třetích stran, takže se k nim váš prohlížeč při otevření stránky nepřipojuje.

11Změny zásad

Když zásady změníme, zveřejníme tady novou verzi s novým datem. Pokud se vás změna týká (nový účel, nový druh poskytovatele, předávání mimo EU), dáme partnerům a zaměstnancům vědět v portálu nebo e-mailem dřív, než začne platit. Starší verze pošleme na požádání.

12Informace pro zaměstnance a spolupracovníky Tekovate

Tato část platí pro zaměstnance, lidi na dohodu (DPP, DPČ), externí spolupracovníky, stážisty a uchazeče Tekovate s.r.o. a Appointra Việt Nam. Správcem vašich údajů je váš zaměstnavatel.

Pracovní poměr a mzdy. Jméno, datum narození, rodné číslo a daňové identifikační číslo, číslo občanského průkazu nebo pasu, státní občanství, adresa, kontakty, bankovní účet, mzda a benefity, pracovní doba, dovolená, neschopenky, údaje o sociálním a zdravotním pojištění, slevy na dani a děti pro daňové zvýhodnění, smlouvy a dodatky s důkazem elektronického podpisu (IP, prohlížeč, čas, SHA-256), personální dokumenty a vaše fotografie. Základ: (b) pracovní nebo jiná smlouva a (c) pracovní, daňové předpisy a předpisy o pojištění. Výplatní pásky vznikají v Teko Center a doručujeme je přes Google Drive, Google Chat nebo e-mail.

KPI a nástup. Cíle, výsledky, hodnocení a bonusy; nástupní formulář a úkoly k nastavení. Základ: (b) a (f) spravedlivé řízení práce.

Pracovní nástroje. Firemní účet Google, přihlášení a akce v Teko Center (auditní záznam), úkoly, komentáře a soubory. Základ: (f) provoz a zabezpečení našich systémů.

Trợ lý Mèo (asistent Tekovate). Bot čte zprávy ve skupinách Google Chat, do kterých byl přidán, a jejich kopii uchovává 90 dní v databázi v EU, aby zapisoval úkoly a jejich průběh a odpovídal na pracovní dotazy. Nečte soukromé chaty, ve kterých není, a ve skupinách s externími členy mlčí. Stejně se čtou i některé kanály partnerů ve Slacku. Text zpráv může jít k výše uvedeným poskytovatelům AI. Základ: (f) organizace práce.

Co neděláme. Nezaznamenáváme stisky kláves, nenahráváme obrazovku, nesledujeme polohu.

Příjemci: mzdová a daňová kancelář, banky, finanční úřad, správa sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, Google a Cloudflare jako zpracovatelé. Vaše práva jsou stejná jako v části A; pište na legal@tekovate.cz nebo personálnímu oddělení.