Phần A · Mọi người
1Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu
Bên kiểm soát dữ liệu là Tekovate s.r.o., IČO 22505075, Matrosovova 667/27, 709 00 Ostrava, Cộng hoà Séc, đăng ký tại Sổ đăng ký thương mại của Toà án vùng Ostrava, phần C, số hồ sơ 98485.
Với khách hàng và nhân viên ở Việt Nam, Công ty TNHH Một Thành Viên Appointra Việt Nam (MST 0319555077, 18Bis/18 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh) là bên kiểm soát đối với hợp đồng, báo giá và hồ sơ lao động do chính công ty ký. Tekovate vận hành Teko Center cho Appointra Việt Nam với vai trò bên xử lý, theo thoả thuận giữa hai công ty.
Người phụ trách bảo vệ dữ liệu của chúng tôi nhận thư tại security@tekovate.cz. Câu hỏi và yêu cầu về dữ liệu cá nhân cũng có thể gửi về legal@tekovate.cz.
2Chính sách này áp dụng cho đâu
| Địa chỉ | Là gì | Ai dùng |
|---|---|---|
| crm.tekocenter.site | Teko Center, hệ thống nội bộ cho bán hàng, dự án, tài chính, nhân sự | Nhân viên Tekovate, đăng nhập bằng tài khoản Google công ty qua Cloudflare Access |
| crm.tekocenter.site/partners | Cổng đối tác và cổng nhà cung cấp | Đối tác, nhân viên của đối tác, nhà cung cấp (email và mật khẩu, hoặc link đăng nhập gửi qua email) |
| tekocenter.site | Trang giới thiệu công khai | Bất kỳ ai |
| tekocenter.site/hd/…, /bg/…, /tl/… | Hợp đồng để ký, báo giá để duyệt và ký, tài liệu gửi khách | Khách nhận được link |
| tekocenter.site/cm/…, /deck | Link đo chiến dịch marketing chung (chỉ chuyển hướng), bài trình chiếu kèm form liên hệ không bắt buộc | Ai có link |
| tekocenter.site/eet | Hướng dẫn EET 2.0 cho chủ tiệm: bộ 4 câu hỏi, hướng dẫn từng bước và phiếu nhờ gọi lại | Ai cũng mở được |
| partner.tekocenter.site/refer/…, /doc/…, /verify/… | Trang giới thiệu của đối tác có form liên hệ, tài liệu đối tác gửi khách, trang xác thực huy hiệu | Khách tiềm năng, người kiểm tra huy hiệu |
Chính sách này không áp dụng cho tekovate.cz và các sản phẩm Appointra, Firate, TekoCore, TekoPoint; các nơi đó có chính sách riêng.
3Chúng tôi thu dữ liệu gì, theo từng nhóm người
Người xem trang công khai. Trình duyệt gửi địa chỉ IP, loại trình duyệt (user agent) và địa chỉ trang. Cloudflare, nhà cung cấp hạ tầng của chúng tôi, dùng các thông tin này để trả trang về và chặn tấn công. Chúng tôi không lưu IP vào cơ sở dữ liệu, trừ bộ đếm giới hạn lượt truy cập, tự xoá trong vòng một giờ. Chúng tôi đếm số lần link giới thiệu, tài liệu của đối tác hay link marketing chung được mở (mỗi địa chỉ tối đa một lần mỗi giờ); chỉ giữ con số, không giữ ai mở. Không có pixel quảng cáo. Riêng trang Hướng dẫn EET 2.0 (tekocenter.site/eet), và chỉ sau khi anh chị bấm Đồng ý ở thông báo cookie của trang, chúng tôi đo cách trang được dùng (xem "Hướng dẫn EET 2.0" bên dưới và mục Cookie).
Khách mở link chúng tôi gửi (/tl, /bg, /hd). Chúng tôi ghi lại việc link đã được mở, bao nhiêu lần, lần cuối lúc nào, và báo cho người Tekovate đã gửi link. Việc này không lưu IP của anh chị. Bản xem trước link và bot không được tính. Góp ý, câu hỏi anh chị viết trên trang được lưu kèm tên anh chị điền.
Ký báo giá (/bg). Họ tên, chức vụ, email, công ty, chữ ký anh chị vẽ (không bắt buộc), thời điểm, phiên bản báo giá và mã SHA-256 của nội dung. Để làm bằng chứng ai đã ký: địa chỉ IP, trình duyệt (user agent) và mã nước Cloudflare suy ra từ IP.
Ký hợp đồng (/hd). Thông tin bên khách anh chị điền (công ty, mã số doanh nghiệp, mã số VAT, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, email, điện thoại), góp ý, chữ ký (vẽ trên trang hoặc bản scan tải lên) và cùng bộ bằng chứng như trên. Khi anh chị gõ mã số doanh nghiệp, trang tra sổ đăng ký công khai (ARES, VIES của EU, sổ thuế Việt Nam) để điền sẵn thông tin công ty.
Hướng dẫn EET 2.0 (/eet). Câu trả lời 4 câu hỏi (ngành, dạng kinh doanh, cách tính tiền, số tiệm hoặc mức thu một năm) và email anh chị để lại để xem và nhận kết quả. Nếu nhờ gọi lại: tên tiệm, họ tên, điện thoại, email và giờ tiện gọi. Ô đồng ý nhận email tiếp thị để riêng, không tích sẵn; chúng tôi lưu lựa chọn đó kèm thời điểm và câu chữ của ô. Thông tin này thành một lead trong Teko Center. Đo lường, chỉ khi anh chị đồng ý ở thông báo cookie: dưới một mã ngẫu nhiên (không lưu kèm email hay tên, nhưng ghép với giờ và câu trả lời có thể nhận ra anh chị, nên chúng tôi coi đây là dữ liệu cá nhân), chúng tôi ghi anh chị xem những phần nào của trang, câu trả lời 4 câu hỏi, có tick ô nhận email tiếp thị không, mở video nào, có tải PDF hay nhờ gọi lại không, nhìn trang bao lâu và cuộn tới đâu, trang hoặc chiến dịch dẫn anh chị tới, loại thiết bị, thứ tiếng của trang, và nước, thành phố mà Cloudflare suy ra từ địa chỉ IP (chúng tôi không lưu IP). Lưu 13 tháng. Đổi lựa chọn lúc nào cũng được bằng nút Cài đặt cookie ở cuối trang.
Form giới thiệu (/refer) và form liên hệ trên /deck. Tên cơ sở kinh doanh, mã số doanh nghiệp (không bắt buộc), họ tên, điện thoại, email, thành phố, ngôn ngữ, nhu cầu, và xác nhận anh chị đồng ý để Tekovate liên hệ. Thông tin này thành một lead trong Teko Center; đối tác giới thiệu anh chị thấy được trạng thái của lead.
Đối tác, nhân viên của đối tác và nhà cung cấp (cổng). Dữ liệu tài khoản (họ tên, email, điện thoại, vai trò, công ty, mã số doanh nghiệp và mã số thuế, địa chỉ, website, logo, ngôn ngữ); mật khẩu chỉ lưu dạng băm PBKDF2-SHA256 có muối; phiên đăng nhập kèm IP và trình duyệt; dấu nhận diện ngắn của thiết bị mới (loại trình duyệt và phần đầu IP, đã băm) để báo anh chị khi có đăng nhập lạ; việc chấp nhận điều khoản đối tác hoặc nhà cung cấp (phiên bản, thời điểm, IP, trình duyệt); khách anh chị giới thiệu và trạng thái; báo giá, đơn hàng, task, tin nhắn, file trao đổi với chúng tôi; thông tin chi trả và tài khoản ngân hàng; tiến độ học; email chúng tôi gửi anh chị.
Khách hàng và khách tiềm năng trong sổ bán hàng. Thông tin công ty và người liên hệ do anh chị cung cấp, do đối tác giới thiệu, lấy từ sổ đăng ký công khai (ARES, sổ đăng ký Slovakia, GLEIF, VIES của EU, sổ thuế Việt Nam) hoặc từ website công khai của anh chị; ghi chú cuộc gọi, cuộc họp; ghi âm cuộc gọi và bản tóm tắt nếu cuộc gọi đi qua CloudTalk; báo giá, hợp đồng, hoá đơn, thanh toán.
Nhân viên và cộng tác viên Tekovate. Xem Phần B.
Chúng tôi không hỏi dữ liệu nhạy cảm (sức khoẻ, tôn giáo, sinh trắc học). Anh chị vui lòng không ghi các thông tin đó vào góp ý hay form.
4Dùng để làm gì và dựa trên cơ sở pháp lý nào
Cơ sở pháp lý theo Điều 6(1) GDPR: (a) sự đồng ý, (b) hợp đồng hoặc các bước trước hợp đồng do anh chị yêu cầu, (c) nghĩa vụ pháp lý, (f) lợi ích chính đáng của chúng tôi, đã cân nhắc với quyền của anh chị.
| Mục đích | Dữ liệu | Cơ sở pháp lý |
|---|---|---|
| Trả trang và giữ an toàn (giới hạn lượt truy cập, chặn tấn công, phiên đăng nhập, báo thiết bị lạ, nhật ký thay đổi) | IP, trình duyệt, thời điểm, tài khoản, thao tác | (f) an toàn hệ thống và tài khoản của anh chị |
| Vận hành quan hệ đối tác và nhà cung cấp trên cổng | Dữ liệu tài khoản và công ty, khách giới thiệu, đơn hàng, chi trả | (b) điều khoản đối tác hoặc nhà cung cấp |
| Soạn, gửi báo giá và hợp đồng, nhận chữ ký | Thông tin liên hệ và công ty, góp ý, chữ ký | (b) các bước trước và thực hiện hợp đồng |
| Giữ bằng chứng ai đã ký hay chấp nhận gì, lúc nào | IP, trình duyệt, nước, thời điểm, phiên bản, mã SHA-256 | (f) chứng minh và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp; (c) khi luật kế toán, thuế yêu cầu lưu |
| Biết anh chị đã mở thứ chúng tôi gửi để liên hệ tiếp | Số lần mở và lần mở cuối | (f) theo sát chào hàng của chính chúng tôi |
| Trả lời form giới thiệu hoặc form liên hệ | Những gì anh chị điền | (b) các bước trước hợp đồng do anh chị yêu cầu |
| Gửi kết quả EET 2.0 anh chị yêu cầu và gọi lại khi anh chị nhờ | Câu trả lời, email, thông tin liên hệ | (b) các bước trước hợp đồng do anh chị yêu cầu |
| Đo cách trang Hướng dẫn EET 2.0 được dùng, để làm trang và chiến dịch tốt hơn | Mã ngẫu nhiên, phần đã xem, câu trả lời 4 câu hỏi, lựa chọn nhận email tiếp thị, các bước, video, thời gian, độ cuộn, nguồn, thiết bị, thứ tiếng, nước và thành phố | (a) đồng ý ở thông báo cookie; rút lại lúc nào cũng được |
| Tìm và liên hệ doanh nghiệp có thể cần sản phẩm của chúng tôi | Thông tin công ty và người liên hệ từ sổ đăng ký, website, đối tác | (f) tiếp thị trực tiếp tới doanh nghiệp; anh chị có thể phản đối bất cứ lúc nào |
| Ghi âm và tóm tắt cuộc gọi bán hàng | Ghi âm, bản chép lời, bản tóm tắt | (f) chất lượng và theo dõi cuộc gọi |
| Xuất hoá đơn, kế toán, thuế | Hoá đơn, thanh toán, tài khoản ngân hàng | (c) luật kế toán, thuế của Séc và Việt Nam |
| Bản tin và email marketing | Email, họ tên | (a) đồng ý, hoặc (f) với khách hàng hiện có về sản phẩm tương tự, huỷ nhận dễ dàng |
AI. Một số tính năng gửi văn bản tới mô hình AI: tóm tắt ghi chú cuộc gọi, soạn nháp báo giá, đọc sao kê ngân hàng, phân loại lead mới, trả lời câu hỏi của nhân viên về dữ liệu của chính công ty. Luôn có người xem lại kết quả. Không có quyết định nào gây hệ quả pháp lý hay ảnh hưởng tương tự tới anh chị do AI tự đưa ra. Nhà cung cấp AI liệt kê ở mục "Ai khác xử lý dữ liệu".
5Giữ trong bao lâu
| Dữ liệu | Thời hạn |
|---|---|
| Bộ đếm giới hạn lượt truy cập có địa chỉ IP | Tối đa 1 giờ, sau đó tự xoá |
| Phiên đăng nhập của đối tác, nhà cung cấp (IP, trình duyệt) | 14 ngày, tự gia hạn khi đang dùng cổng, tối đa 30 ngày, rồi xoá |
| Dấu nhận diện thiết bị để báo thiết bị lạ | Trong thời gian tài khoản còn tồn tại |
| Bằng chứng ký và chấp nhận (hợp đồng, báo giá, điều khoản) | Suốt thời hạn hợp đồng và 10 năm sau khi hợp đồng chấm dứt |
| Số lần mở link gửi khách | Theo tài liệu hoặc deal chứa link đó |
| Lead và khách tiềm năng không thành khách | 3 năm kể từ lần liên hệ cuối |
| Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp | Suốt quan hệ hợp tác và 3 năm sau khi kết thúc |
| Hoá đơn và chứng từ kế toán | 10 năm (luật VAT và kế toán Séc); với Appointra Việt Nam theo luật Việt Nam |
| Nhật ký thay đổi trong Teko Center | Trong thời gian cần để biết ai đã sửa gì |
| Nhật ký lượt gọi công cụ của Claude (MCP) | 90 ngày |
| Bản ghi sự kiện cuộc gọi từ CloudTalk | 35 ngày; ghi âm và tóm tắt giữ theo lead hoặc deal |
| Tin tương tác khi trình chiếu trên /deck | 12 giờ |
| Log máy chủ ở Cloudflare | Vài ngày |
Hết thời hạn, chúng tôi xoá dữ liệu hoặc làm cho không còn nhận ra được người. Chỉ giữ lâu hơn khi luật bắt buộc hoặc đang có tranh chấp.
6Ai khác xử lý dữ liệu
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Các nhà cung cấp dưới đây xử lý dữ liệu thay chúng tôi theo thoả thuận xử lý dữ liệu. Dữ liệu ra ngoài EU/EEA thì xem mục sau.
| Nhà cung cấp | Để làm gì | Ở đâu |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (và Cloudflare Ltd) | Chạy mọi trang (Workers), cơ sở dữ liệu (D1) và kho file (R2), đăng nhập cho nhân viên (Access), chống tấn công, log máy chủ, một số mô hình AI (Workers AI) | Cơ sở dữ liệu và file lưu tại EU (EU jurisdiction); lượt truy cập đi qua trung tâm dữ liệu gần nhất trên thế giới; công ty ở Mỹ |
| Google (Google Workspace, Google Cloud) | Tài khoản và đăng nhập của nhân viên, Gmail cho email chúng tôi gửi, Google Drive cho phiếu lương và file design, Google Chat cho tin nhắn nội bộ | EU và Mỹ |
| CloudTalk s.r.o. | Gọi điện công việc và ghi âm | EU (Slovakia) |
| Claude (Anthropic) | Tóm tắt, soạn nháp, đọc sao kê ngân hàng, trả lời câu hỏi của nhân viên bằng AI | Mỹ |
| TypeSafe AI ("Jev") | Chấm các quyết định có/không trong công cụ nội bộ (ví dụ: tin nhắn này có phải là giao việc không) | Mỹ |
| komoot GmbH (Photon) | Gợi ý địa chỉ khi anh chị gõ địa chỉ vào form (chỉ gửi chữ anh chị gõ) | Đức |
| Sổ đăng ký công khai (ARES, sổ đăng ký Slovakia, GLEIF, VIES của EU, sổ thuế Việt Nam) | Tra công ty theo mã số doanh nghiệp (chỉ gửi mã số) | EU, Việt Nam |
| Slack (Salesforce) | Đọc kênh của đối tác mà Tekovate là thành viên, để theo dõi việc nội bộ | Mỹ, EU |
| Ngân hàng | Chi trả cho đối tác, nhà cung cấp, nhân viên | Séc, Việt Nam |
Chúng tôi cũng cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi luật bắt buộc (thuế, bảo hiểm xã hội, toà án), và chuyển giữa Tekovate s.r.o. với Appointra Việt Nam khi có khách hàng hay nhân viên ở Việt Nam.
7Chuyển dữ liệu ra ngoài EU
Một số nhà cung cấp ở Mỹ hoặc nước khác. Chúng tôi chỉ chuyển dữ liệu khi có một trong các cơ sở: quyết định công nhận mức bảo vệ tương đương của EU (gồm Khung bảo vệ dữ liệu EU–Mỹ cho công ty đã đăng ký như Cloudflare, Google), hoặc điều khoản hợp đồng mẫu của EU (Quyết định 2021/914 của Uỷ ban châu Âu) kèm biện pháp bổ sung khi cần.
Dữ liệu chia sẻ với Appointra Việt Nam sang Việt Nam theo điều khoản hợp đồng mẫu.
Với AI, chúng tôi chỉ dùng mô hình của Anthropic (Mỹ) và Workers AI của Cloudflare. Chúng tôi không gửi dữ liệu cá nhân tới mô hình AI đặt tại Trung Quốc hay nước khác không có cơ sở chuyển dữ liệu hợp lệ; nếu các mô hình được phép đều không chạy, tính năng dừng và báo lỗi chứ không chuyển sang nhà cung cấp khác.
Anh chị có thể xin bản sao các biện pháp bảo vệ qua legal@tekovate.cz.
8Quyền của anh chị
Anh chị có quyền yêu cầu chúng tôi:
- cho xem dữ liệu chúng tôi đang giữ về anh chị và nhận bản sao (Điều 15);
- sửa dữ liệu sai hoặc thiếu (Điều 16);
- xoá dữ liệu không còn cần hoặc không còn cơ sở để giữ (Điều 17);
- hạn chế xử lý trong lúc chúng tôi kiểm tra khiếu nại (Điều 18);
- nhận dữ liệu anh chị đã cung cấp ở định dạng máy đọc được (Điều 20);
- phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích chính đáng, kể cả tiếp thị trực tiếp; khi đó chúng tôi dừng (Điều 21);
- rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào; việc đã làm trước đó vẫn hợp lệ.
Anh chị viết cho legal@tekovate.cz từ email chúng tôi đã biết, hoặc cho biết cách để chúng tôi xác minh. Chúng tôi trả lời trong một tháng; yêu cầu phức tạp có thể kéo dài thêm hai tháng và sẽ báo lý do.
Anh chị có thể khiếu nại tới cơ quan giám sát của Séc: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, hoặc cơ quan ở nước EU nơi anh chị sống, làm việc. Tại Việt Nam, Bộ Công an giám sát việc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
9Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
- Mọi kết nối đều qua HTTPS; hệ thống nội bộ chỉ vào được sau khi đăng nhập bằng tài khoản công ty.
- Mỗi vai trò chỉ thấy phần mình cần (ví dụ bảng lương chỉ nhân sự và tài chính thấy); mọi thay đổi được ghi vào nhật ký.
- Mật khẩu đối tác chỉ lưu dạng băm có muối; sai mật khẩu nhiều lần thì tài khoản bị khoá 30 phút.
- Link công khai dùng mã ngẫu nhiên dài, có hạn dùng và thu hồi được; công cụ tìm kiếm không lập chỉ mục các trang này.
- Cơ sở dữ liệu và file nằm tại EU.
Nếu có sự cố đe doạ quyền của anh chị, chúng tôi báo cơ quan giám sát trong 72 giờ và báo anh chị không chậm trễ.
11Thay đổi chính sách
Khi đổi chính sách, chúng tôi đăng bản mới ở đây kèm ngày mới. Nếu thay đổi ảnh hưởng tới anh chị (mục đích mới, loại nhà cung cấp mới, chuyển dữ liệu ra ngoài EU), chúng tôi báo đối tác và nhân viên trên cổng hoặc qua email trước khi áp dụng. Bản cũ gửi khi anh chị yêu cầu.
Phần B · Nhân viên và cộng tác viên Tekovate
12Thông báo cho nhân viên và cộng tác viên Tekovate
Phần này áp dụng cho nhân viên, người làm theo thoả thuận (DPP, DPČ), cộng tác viên, thực tập sinh và ứng viên của Tekovate s.r.o. và Appointra Việt Nam. Bên kiểm soát dữ liệu là công ty đang thuê anh chị.
Hợp đồng lao động và lương. Họ tên, ngày sinh, mã số cá nhân và mã số thuế, số CCCD hoặc hộ chiếu, quốc tịch, địa chỉ, liên hệ, tài khoản ngân hàng, lương và phúc lợi, thời gian làm việc, nghỉ phép, giấy nghỉ ốm, dữ liệu bảo hiểm xã hội và y tế, giảm trừ thuế và con cái để giảm trừ, hợp đồng và phụ lục kèm bằng chứng ký điện tử (IP, trình duyệt, thời điểm, SHA-256), giấy tờ nhân sự, ảnh của anh chị. Cơ sở: (b) hợp đồng lao động hoặc dịch vụ và (c) luật lao động, thuế, bảo hiểm. Phiếu lương tạo trong Teko Center và gửi qua Google Drive, Google Chat hoặc email.
KPI và onboarding. Chỉ tiêu, kết quả, điểm và thưởng; form onboarding và các việc setup. Cơ sở: (b) và (f) quản lý công việc công bằng.
Công cụ làm việc. Tài khoản Google công ty, lượt đăng nhập và thao tác trong Teko Center (nhật ký thay đổi), task, bình luận, file. Cơ sở: (f) vận hành và bảo vệ hệ thống.
Trợ lý Mèo. Bot đọc tin trong các nhóm Google Chat có thêm bot, giữ bản sao 90 ngày trong cơ sở dữ liệu tại EU, để ghi task và tiến độ, trả lời câu hỏi về công việc. Bot không đọc chat riêng mà nó không có mặt, và im lặng trong nhóm có người ngoài. Một số kênh Slack của đối tác được đọc theo cách tương tự. Nội dung tin có thể được gửi tới các nhà cung cấp AI nêu ở trên. Cơ sở: (f) tổ chức công việc.
Những gì chúng tôi không làm. Không ghi lại phím gõ, không quay màn hình, không theo dõi vị trí.
| Hồ sơ | Thời hạn |
|---|---|
| Bảng lương (mzdové listy) và hồ sơ bảo hiểm hưu trí | 30 năm sau năm liên quan (Luật 582/1991 Sb. của Séc) |
| Chứng từ kế toán liên quan tới lương | 10 năm |
| Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, KPI | Suốt thời gian làm việc và 3 năm sau khi nghỉ |
| Ứng viên không được nhận | 6 tháng, lâu hơn chỉ khi đồng ý |
| Việt Nam (Appointra Việt Nam) | Theo luật lao động, thuế, bảo hiểm xã hội Việt Nam |
Bên nhận: dịch vụ tính lương và tư vấn thuế, ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và y tế, Google và Cloudflare với vai trò bên xử lý. Quyền của anh chị như ở Phần A; viết cho legal@tekovate.cz hoặc bộ phận Nhân sự.